Asia特集&コラム

新海外赴任者やシンガポール進出ご担当者のための海外人事マネジメント基礎

<採用活動から雇用契約までの流れ>  

海外拠点での人材採用活動。 まずは、簡単にその流れとそのプロセスにて、社内で準備しておくべき英文レターや通知書の種類をお伝えします。

 

1. Job Description (職務・職責記述書)の用意

必要なポジションの職種・タイトル・業務範囲・責任範囲・必要な能力・資格・上司などを記述した

Job Description ジョブ・ディスクリプション(職務・職責記述書)と報酬条件、Allowance 支給する手当などをリストした書類を準備

 

2. 求人広報活動

通常、自社で直接、求人活動をするのか、人材サービス会社に依頼するかで変わりますが、

人材紹介会社に依頼したとしても、最低限、会社案内サイトの準備だけはマストです

A) 直接、求人する場合 (広告する新聞などの媒体・ウェブを活用)
*会社のウェブサイトでは英語サイトを準備し会社や事業の魅力をアピールするページを準備。

B) 人材紹介会社へ依頼する場合
→ 人材紹介会社独自のサービスフローによるのでここでは説明致しません。

 

3.  書類選考

応募者(Candidate) の履歴及び経歴書(curriculum vitae/Resume)にて書類選考へ
A) の場合
-応募書類を受け取りましたというApplication Acknowledgement Letter を郵送、  または、e-mail を送付。 (業務的メールでOK)

 

4. 書類選考結果と面接の通知

-書類選考で採択した人には、面接日と場所の通知
-書類選考で採択しなかった人には不採用通知 Rejection letter (or e-mail) 送付

 

5.  面接選考と結果通知  

– 採用通知を出す前に念のため、人物照会先、または以前の会社に照会をとる。

– 面接後、採用を決定した人には採用通知 Job Offer Letter or

 Letter of appointment (採用/指名レター) を郵送またはe-mail.
– 面接後、不採用を決定した人には Rejection letter (or e-mail) 送付

 

6. 雇用契約とその他、入社手続きのための面会日の連絡
(雇用契約時に持参してもらう証明書・健康診断書などもリストにして忘れずに連絡)

 

7. Contract of Employment 雇用契約書の準備
-会社のDirector 以上の雇用主、またはHRマネジャーが契約書にサイン
– Job Description を添付してセット(面接時に相談のうえ改定した場合は更新)

 

8. 雇用契約 お互いに署名を入れて、一部を会社、一部を本人保管
* 日本企業の場合は、多くの企業の場合、Non-disclosure agreement (NDA)守秘義務誓約書を別で準備して署名をとることをTiiではお奨めしております。

 

注意点:雇用契約の際には、個人証明書、最終学歴証明書、このポジションに必要な資格証明、ドライバーズライセンス、パスポートのコピーを提出するように求めてください。

一連の海外人事管理、英文書類をTiiでは、御社のレターヘッドに印刷するだけの状態にして、社内でずっと使える英文レター、人事管理書類の作成のご相談、ご依頼を承ります。

尚、当社は「経営上の人・組織のコンサルティング」を主にしているため、人材紹介サービスはビジネス倫理上、提供しておりません。人材サーチは人材紹介会社をご紹介いたしております。

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