インキュベーター・インスティテュート齋藤一恵のブログ

シンガポール人材・採用管理とクラウドHR活用のススメ

シンガポールで、小さな会社の雇用契約書の作成から大手企業の組織の人事制度まで多様な人事プロジェクトを経験してきた
インキュベーターインスティテュートの齋藤Kazです。

そのシンガポール人事管理規程の策定、人事制度の仕組みづくり、はたまた従業員の労働環境を見てきた経験から
HRクラウドソリューション活用が、どのように人事アドミン業務ワークを削減し、データベース化によって、経営上、業績管理にも分析データを提供することになるのか? そして、どの方向性に人事部の能力を上げていくべきなのか?

そんなことを海外シンガポール、アジアで外国人スタッフを採用、管理、育成に関わる管理職の方に、人事だけの視点でなく経営や事業運営の視点からも、ITを活用したHR-Administrative work の効果的な使い方をお伝えしたいと思います。

シンガポール【人材・採用管理業務について】

従業員が5人の小さな会社も、200人いる会社も、経営者は必ずやらないとならない従業員に関するアドミン業務があります。それが、人材管理・採用管理です。
会社を経営していくなかで、とても重要なマネジメントですので、知らない人はいないと思いますが、ある程度の組織規模で働く若手の会社員ですと、どうしても人事は人事部の仕事、という意識がありますよね。

でも、最低限の人事管理業務、すなわち労務管理業務はどんなに小さな会社でも大手企業でも量が違っても、最低限の人事領域としての労務管理業務=HR-Administrative job でやるべき月次業務の種類はあまり変わらないのです。

「人事」、と日本語で話すと・・・皆さん、イメージや役割が様々。

中小企業さんに人事管理のお話をお伺いすると。

「うちは小さい会社だから、経理も総務も人事も兼任だよ」

「人事?アドミンのおばちゃんが紙ファイルつくって遅刻も有給残数の管理もやってくれてるよ」

「残業計算、給与計算、採用もHRがちゃんとやってますよ」

大手企業の人事専門担当者にお会いすると。

「うちは、まだ海外拠点の人事評価制度がちゃんと運営できていなくて・・」

「報酬制度が海外ではまだ統一できていなくて・・ローカル駐在員の手当とかどうしようかと」

「福利厚生制度をシンガポールのベンチマークしたうえで見直したいと思っているですけど」

という反応があります。

人事管理と言っても、実は経理よりも知識・専門業務の領域が広いことと、企業によって管理業務の範囲、マネジメントへの関与の仕方に大きな違いがあり、まったくイメージが違います。 しかし、HRとは、会社経営と従業員の職業人生の様々な場面で人・組織へのアプローチによる対応が求められます。

大きく横の領域で分けると、
【採用管理】【人材管理】【育成管理】でそれぞれの専門知識や業務管理領域があります。
経理や会計は、事業運営のお金の流れと結果を記録していく業務ですが、人事は、運営結果を記録する仕事だけでは機能せずで、能動的に人にアプローチしないと成果がない業務が広くあります。そこは、会計でいうと財務に近いですね。

解り易くすると図のようになります。

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とにかく、どんな規模の企業のHR担当者にもお話しているのは、このグローバルなビジネス環境から、人材市場から評価される「人事部門」は、従業員カスタマーサービス部門、そして社内ブランディングを高めるマーケティング戦略部門の役割を求められれているという方向性についてです。それが、欲しい人材を寄せ付け、逃がさないための一つの企業の魅力になりうるからです。

一方で海外拠点と言えども、日本企業で務める日本人駐在員の多くの方たちは、日本国内の会社と商品の認知度、ブランドから、海外でも企業ブランド、認知度が高いと思い込んでいるところがあります。
また、日本、日本人、日本企業のカスタマーサービスの良さはどんな小さなお店でも会社でも高いサービスレベルという評価がありまして、それと会社の市場ブランドがごっちゃに認識されている方が多いのです。

商品の認知度が高く、顧客の満足度を上げるために様々な施策を重ねてきておりますから当然、商品やサービスの評価は高いです。 
一方、その商品やサービスをつくり、事業の構成要因である社内の従業員に対してのサービスは、表向きの会社の行動とは想像できないレベルでの対応になっているケースがあります。 これは日本企業の文化なのか?? という理解が難しいことがあります。
個人的には、この態度は、日本人の「内と外」の精神文化に基づいていると考えているのですが・・

私が普段、シンガポールの現場を拝見して感じていること。
それは、日本企業の海外拠点は、本当にITとHRが10年以上、その彼らが競合しているシンガポールやその他の外資企業の現場の実践から遅れていて、時が止まっている現場が多いのです。
この普段、黙っていられない私が一度、現場を見て、絶句してしまったケースがあります。

それは。ある大手メーカーさんのオフィス。
就業規則をリニューアルするプロジェクトで3ヶ月の期間、毎週のように検討会議で通いました。
ある日。
日本人総務部長(経理、人事、総務担当)が、
「齋藤さん。シンガポールのMC、メディカルリーブって、メディカルサティフィケートを持って来れば、有給で処理しますが、その日数の管理とか、医療費の承認ってどう判断すればいいのですか?」

と言われて。
「御社は、現在、どのように有給管理されているんですか?一度、拝見させてください。」

オフィスのアドミン担当者にお願いして見せてもらいました。

すると。。。
「誰がいつ、有給、病気休暇とりました、日付、サイン」という手書きの一覧表でした。

まるで、うちの会社が使っている会議室予約フォームのような一覧フォームに手書きで、日付、人の名前、サインでした。

これは・・・・やばいと思い、本当に沈黙してしまいました。
(そういう間に何か言わないといけないと思うタイプの私で。)
大手企業さんの担当マネジャーの前で、唾を飲み込んで。

ただ、それを披露してくれたローカルスタッフに
“All right ! Thank you so much! But, how do you manage that’s approval by management ?”
と聞いたら、”Just submit to accounting manager!”
というわけで、病欠有給申請、医療費の会社負担清算も条件チェックなしで、経理が清算。
(そういうことね・・・苦笑い)でした。

私はこの時、初めて日本企業のアジア拠点はもっとIT化と人事マネジメント新しくしないとやばいかも!!と決意したのでした。
今日はもう長い文章になってしまったので、ここまで。。(^_^.)

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